Конференция — это операционный продукт. Контент важен, но не менее: регистрация, тайминг, техника, логистика. Ниже — рабочий чек-лист, который мы используем на каждом форуме и конференции.
За 3–4 месяца до события
Концепция и формат
- Зафиксируйте цель события: нетворкинг, образование, PR, продажи, внутренняя синхронизация?
- Определите целевую аудиторию и ожидаемое количество участников
- Выберите формат: однопоточная программа, многопоточный форум, гибридный (онлайн + офлайн)
- Составьте предварительный тайминг по блокам: приветствие, сессии, перерывы, нетворкинг
Площадка
- Подберите минимум 3 варианта площадок с учётом вместимости, технических параметров и бюджета
- Проверьте наличие нужных залов в выбранную дату и забронируйте опцион
- Согласуйте время монтажа, демонтажа и технического заезда
- Подпишите договор аренды с фиксацией всех включённых услуг
Спикеры
- Составьте список спикеров с контактами и статусами подтверждения
- Разошлите официальные приглашения с описанием темы, формата и технических требований
- Запросите биографии, фотографии, презентации (дедлайн — за 2 недели до события)
За 6–8 недель до события
Коммуникации и регистрация
- Запустите регистрационную форму или landing page события
- Настройте систему подтверждений и напоминаний для участников
- Разработайте навигационные материалы: схема площадки, программа, FAQ
- Запустите информационную кампанию: email, партнёрские каналы, профессиональные сообщества
Технический продакшн
- Составьте технический райдер: сцена, звук, свет, экраны, трансляция
- Выберите и зафиксируйте технического подрядчика
- Запланируйте технический прогон: минимум за сутки до события
- Продумайте резервные сценарии для ключевых технических узлов
Партнёры и спонсоры
- Утвердите спонсорские пакеты и зафиксируйте обязательства каждой стороны
- Согласуйте размещение логотипов, брендинг зон и рекламные позиции в программе
- Запланируйте экспозиционную зону и выставочные стенды
За 2–3 недели до события
Операционная подготовка
- Сформируйте итоговый список гостей с распределением по зонам и рассадкой VIP
- Напечатайте и подготовьте бейджи, программы, навигационные указатели
- Проведите брифинг волонтёров и персонала: зоны ответственности, тайминг, протокол
- Согласуйте финальную программу с каждым спикером и подтвердите тайминг
Кейтеринг
- Передайте финальное количество участников кейтеринговому подрядчику
- Согласуйте меню, тайминг подачи и организацию coffee-points
- Уточните требования по диетическим предпочтениям (при необходимости)
День события
- Технический заезд и монтаж: начинать минимум за 4–6 часов до старта регистрации
- Технический прогон с проверкой всех АВ-элементов, трансляции и резервных систем
- Брифинг команды: каждый сотрудник знает свою зону и цепочку эскалации проблем
- Старт регистрации: за 60–90 минут до начала программы
- Управление таймингом в течение дня: у модератора должен быть инструмент для сжатия блоков
- Документация события: фото, видео, трансляция по согласованному плану
После события
- Сбор обратной связи от участников (анкета, открытые вопросы) — в течение 24 часов
- Передача материалов: презентации спикеров, фото и видео — участникам
- Финансовое закрытие: акты, счета, отчётность по бюджету
- Внутренний разбор: что сработало, что улучшить
Уровень государственных мероприятий — по коммерческим ценам
Для государственного форума или события более 500 участников чек-лист расширяется: добавляются согласования с пресс-службами, протокол VIP-сопровождения, медицинское дежурство и резервный командный центр.
Мы проводили конференции для Министерства молодёжи РТ и крупнейших деловых ассоциаций Казани. Если вы ещё не готовили техническое задание на продакшн — изучите «Техническое задание на event-продакшн»: это сэкономит несколько недель согласований со звукорежиссёром и техническим директором площадки. Опишите формат события — подготовим технический райдер и смету.